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Aprendiendo a gestionar la Tesorería de la Empresa.
Luis Miguel Lechuga Torres • 11 de septiembre de 2020
Aprendiendo a gestionar la Tesorería de la Empresa.
La tesorería es el área de la empresa que se encarga de todas las operaciones monetarias que ocurren en la organización, gestionando y controlando la entrada y salida de dinero y por lo tanto una de las Áreas más importante de la misma. Aprender a gestionar la Tesorería de tu negocio puede llevarte al éxito si aprendes a hacerlo de forma correcta y optimizando los recursos. Es fácil, solo implica tiempo y dedicación, y es uno de los pilares básicos del buen funcionamiento de la misma.
Desde Escuela de Negocios Alta Dirección, sabemos que aprender a gestionar la Tesorería, es algo que le cuesta mucho al Gerente, pero es que conocer cómo funciona el dinero de tu empresa o negocio es el pilar de muchas acciones que puedas o no puedas hacer. Por ello os enseñamos a realizar un Plan de Tesorería, para que tengas controlado del dinero que entra y que sale y puedas tener el control real de la empresa o negocio.
Antes de empezar es fundamental tener claros ciertos conceptos:
Venta: No significa ingreso, que hayas vendido no implica necesariamente que cobres en ese momento. También dependerá de la actividad que desarrolles.
Teniendo claro el concepto anterior surge otro nuevo: Flujo de caja o cash flow que nos proporciona información sobre la salud financiera de nuestro negocio y resulta imprescindible para una buena gestión de tesorería. Su objetivo es cuantificar las salidas y entradas de caja en la empresa. Son los pagos que se han recibido ya, a diferencia de los ingresos netos que incluyen los pagos que faltan por cobrar.
Un flujo de caja o cash flow positivo nos señala que hemos ingresado más recursos de los que perdido.
Análisis del Cash Flow, Fondo de Maniobra, existe bibliografía avanzada al respecto. Pero, para un pequeño negocio o para empezar a gestionar la tesorería de tu empresa con la información que te vamos a proporcionar es suficiente.
¿Pero cómo lo hago, por dónde empiezo? ¿Cómo gestiono la Tesorería de mi empresa? Aprender a gestionar la tesorería de tu negocio es básico, puede implicar la quiebra de tu empresa, incluso siendo rentable. A continuación, te damos unas pautas básicas para que desde YA empieces a gestionar tu negocio:
1. Calcula cuánto dinero tienes en bancos (cuentas corrientes, pólizas de crédito) y en la caja de tu negocio, suma aquello que puedes hacer dinero rápidamente (existencias, inversiones financieras como fondos de inversión, imposiciones a plazo etc…), así como aquellos ingresos provenientes de tus deudores y que puedes hacer líquido ya con productos financieros (descuento, factoring etc…)
2. Como habrás visto anteriormente hablamos de dinero que ya tienes o puedes hacer en un plazo muy corto de tiempo. No estamos hablando de aquellas ventas realizadas y que cobrarás en 30, 60 o 90 días.
3. Resta las cantidades que tienes que hacer frente a corto plazo (préstamos, proveedores, impuestos, suministros, acreedores comerciales etc…)
Técnicamente y si llevas contabilidad, cuánto dinero tienes (Cuentas de Tesorería de Activo) menos cuánto dinero tienes que pagar a corto plazo (Cuentas de Tesorería de Pasivo).
Funciones de la Tesorería
Pero la Gestión de la Tesorería va mucho más allá, pues incluye la gestión del circulante de la empresa, ventas, compras, cobros y pagos. Engloba todo el circuito de liquidez de la empresa:
Por lo tanto, llevar la tesorería de tu negocio no solo conlleva saber cuánto dinero dispones actualmente para hacer frente a los pagos inmediatos, sino también:
1. Gestión de cobros a clientes.
2. Gestión de pagos a proveedores.
3. Contabilización de las operaciones relacionadas con la tesorería.
4. Control del cumplimiento de las condiciones pactadas con las entidades bancarias, liquidación de intereses, etc.
5. Negociación de las condiciones con las entidades bancarias.
6. Gestión de pago de las nóminas de los trabajadores y gastos de personal.
7. Toma de decisiones enfocada a la búsqueda de financiación o de inversión de los excedentes.
8. Previsiones de las necesidades de tesorería a medio y largo plazo.
9. Elaborar, controlar y vigilar el cash flow de la empresa.
Pero de los nueve puntos anteriores iremos hablando en post posteriores.
Como indicamos no es difícil ni de aprender ni de ejecutar, os lo enseñamos en Escuela de Negocios Alta Dirección.
Luis Miguel Lechuga Torres
Cofundador y Gerente de Escuela de Negocios Alta Dirección.
Trabajar "de sol a sol" no significa que conseguirás el éxito más rápido que otros. Es preferible trabajar inteligentemente en lugar de arduamente. Para saber si eres estás obsesionad@ con el trabajo responde a las siguientes preguntas con sinceridad: - ¿Eres compulsiv@ en tu trabajo? - ¿Eres el primero en llegar por la mañana y el último en salir por la noche? - ¿Pierdes tiempo y energía en asuntos insignificantes? - Consideras la DELEGACIÓN como algo inútil ya que solo tú puedes hacer las cosas bien? - Valoras hacer gran cantidad de tareas en lugar de tareas de alta calidad? - ¿Sabes definir metas para ti y tu negocio? - Eres reactivo o proactivo? O dicho de otra manera, atacas directamente todos los asuntos conforme surgen en el día o tienes un plan , y lo cumples, para conseguir tus metas y objetivos? - Inviertes en ti? en tu mejora personal? - Estás satisfecho con tu vida personal? - Decepcionas en ocasiones a tus hijos y pareja? - ¿Se ha convertido el trabajo en "religión" y ahora está por encima de todos los demás aspectos de su vida? Si te sientes identificado con los puntos anteriores es hora para que tomes medidas inmediatas. Para empezar sigue estos pasos: + Piensa, pensar no duele. Piensa qué quieres conseguir personal y profesionalmente. + Establece un plan, con acciones concretas y específicas para conseguir lo que deseas. + Marca un horario estricto que evite horas extras y que te mantenga focalizado en las acciones anteriores. + Si planificas y cumples con tu horario estricto conseguirás los que deseas con el tiempo. A eso le llaman DISCIPLINA. + Dedica tiempo a tu familia y amigos. Ellos son los que más te aman y respetan. Demuestra que te importan dedicándole tiempo. + Tómate tiempo para ti mism@. Deporte, o cualquier otra actividad que te resulte placentera.
La importancia de tener un plan estratégico en tu empresa. Un Plan Estratégico es, básicamente, diseñar el futuro de la empresa , es un excelente ejercicio para trazar y decidir las líneas que marcarán el futuro de nuestra empresa. ¿Cuál es el momento presente que vive la empresa y cómo se ha llegado hasta aquí? ¿Cuál es el objetivo que nos hemos marcado como empresa, a dónde queremos llegar?. Evidentemente aquel que no se fija objetivos, no corre el riesgo de no cumplirlos, pero tampoco alcanza el éxito. «El futuro no hay que preverlo sino crearlo. El objetivo de la planificación debería ser diseñar un futuro deseable e inventar el camino para conseguirlo» Russell Ackoff. Las empresas son barcos que hay que liderar y guiar día a día, antes de empezar el camino hay que saber y definir hacia dónde vamos y, a partir de ahí, diseñar la hoja de ruta y navegar sin perder de vista hacia dónde vamos. A pesar de ello, a veces, nos saldremos del camino establecido, nos encontramos con tormentas que es mejor esquivar, de ahí la importancia de que el plan establecido no nos limite la flexibilidad Pero cuáles son los beneficios de tener una estrategia en la empresa: • Obliga a la Dirección y/o Gerente a pensar, de forma sistemática, en el futuro. • • Identifica los cambios y desarrollos que se pueden ocasionar en el mercado. • • Mejora la preparación de la empresa para el cambio. • • Mejora la coordinación de actividades. • • Mejora la anticipación a eventos inesperados. • • Reduce los conflictos sobre el destino y los objetivos de la empresa. • • Mejora la comunicación. • • Los recursos disponibles se pueden ajustar mejor a las oportunidades. Y tú? Tienes un plan estratégico en tu empresa? Si lo tienes, lo conoces? , lo sigues y lo compartes? Es importante que toda la organización conozca el Plan Estratégico, pero más importante aún, es que se encuentren comprometidos con él. «Si no sabes a dónde vas, es posible que acabes en el lugar equivocado. No hay vientos favorables para aquel que no sabe dónde va» Séneca
¿Alguna vez has dicho SI cuando querías decir NO? Cuáles fueron las consecuencias de ello? Te sentistes mal contigo mism@? (te fustigastes mentalmente durante días) Fallastes a alguien que te quiere porque tuvistes que anular o retrasar un compromiso? (un familiar, pareja, amigo). Es normal, a todos nos ha pasado alguna vez pero si quieres tener éxito en tu vida personal y profesional DECIR NO es un hábito que tienes que adquirir rápido. Muchas personas no saben DECIR NO, y están todo el día agobiadas porque se han comprometido con más de lo que podían y muchas veces no pueden cumplir con lo prometido. Por qué es tan fácil decir SI y es tan difícil decir NO?? Porque no nos gusta decepcionar a clientes, compañeros, jefe, familia …… He aquí los motivos: • Desde pequeño te han enseñado a decir SI, a no contradecir las órdenes de tus padres, profesores etc…. Ahora se ha convertido en un hábito que te perjudica en muchas ocasiones. • Sobrevaloras tu capacidad para realizar la tarea y el compromiso que acabas de decir SI. Normalmente somos optimistas, lo normal es que tardes más de lo que habías pensado. • TE gusta ayudar, sentirte útil…. • No sabes cómo decir NO, en ese caso necesitas mejorar tus habilidades de comunicación y empatía. • Como no planificas tu día, tu semana, no sabes si tienes huecos para el compromiso adquirido y seguramente tendrás que anular otro, incluso no podrás cumplir con lo prometido. Para que decir NO , te sea más fácil sigue los siguientes pasos: - Elabora una lista de tareas a realizar diaria, semanal y mensual. (no te asustes si la lista parece inmensa) - Planifica tu día , deja huecos entre ellas para imprevistos. - Divide tu día en tareas de mayor importancia a menor. Empieza por las más importantes. - Ten claro qué espacios tienes en tu día o en tu semana para imprevistos o nuevos compromisos. - Utiliza un sistema, una APP, una agenda, una libreta…. Pero no lo dejes a tu memoria. Con los pasos anteriores tendrás claro a qué tienes que dedicar tu tiempo, a qué te puedes comprometer y a qué no. Poco a poco tu lista inicial de tareas se hará más pequeña, tendrás más huecos libres y entonces , si lo deseas, podrás comprometerte a más tareas.
¿Hacia dónde quiero dirigir mi empresa? ¿A qué retos me enfrento? ¿Seguiré vendiendo mis productos o servicios? ¿Cuál es el nivel de satisfacción de mis clientes? responder a los interrogantes de las empresas es un objetivo del que dependerá justamente eso: el desarrollo de tu negocio, pues estamos en una época en la que realmente no sabemos muy bien cómo actuar, hacia dónde va el mercado o como se va a comportar la economía en los próximos meses. Incertidumbre en todos los aspectos es la palabra que manda, pero no podemos permitir que la paralización mental, nos estanque, porque si algo si tenemos claro es que la rapidez, hoy, es fundamental. Esto es algo que Escuela de Negocios Alta Dirección, hemos tenido muy claro, pues todas las formaciones se han tenido que actualizar y diseñar a un formato actual, pero cambiante. Preparar a la Gerencia para el cambio y saber cómo actuar rápidamente ante ella, hoy en día es obligatorio. Sabemos que la Transformación Digital, las políticas de Ética y de RSE, la sensibilidad a los precios y sobre todo al entorno en el que se mueve la empresa, marca y marcara la evolución de una empresa. Desde que el Foro Económico Mundial acuñase el término 4ª Revolución Industrial, la velocidad de transformación de la sociedad ha aumentado. Una velocidad que se ha trasladado, también, al mundo empresarial devorando a todas aquellas empresas que no han sabido adaptarse a los nuevos requerimientos. Aún hay empresas con “miopía Empresarial”: empresas no conscientes de que el mercado y/o los clientes han cambiado y tampoco tienen la percepción de que han de cambiar su modelo empresarial con un nuevo plan de desarrollo de negocio para ser competitivas. Hay múltiples ejemplos de ello, por ejemplo, Nokia y Kodak, dos empresas que no supieron adaptarse y que han visto cómo se ha ralentizado su desarrollo en un momento en el que las empresas de tecnología han dado un paso hacia adelante liderando mercados. PILARES DEL DESARROLLO DE NEGOCIO 1. Definir las líneas estratégicas de la empresa o negocio: Para definir las líneas Estratégicas deberemos de conocer: Como se encuentra económicamente nuestro negocio o empresa. Preguntas como ¿Podemos cubrir los costes actuales? ¿Cuáles son los productos o servicios que más vendemos? ¿Cuál es nuestro margen de beneficios? Son las preguntas más habituales que debemos de hacernos en esta Fase. 2. Sincronizar el modelo de negocio a la demanda del mercado: Ya Michael Porter en su 5 fuerzas competitivas, nos habla de la importancia que tiene para nuestra empresa, evaluar diferentes aspectos como por ejemplo: El poder de negociación del cliente, su satisfacción con nuestra empresa, recordemos que a través de él podemos encontrar una información valiosísima para el funcionamiento de nuestro negocio o empresa; Es importante saber si nuestra empresa está preparada para competir en el mercado actual, recordemos que el entorno VUCA, está más agudizado que en el mes de Febrero, tenemos que saber dónde y cómo apuntar y sobre todo el valor que ofrecemos, cual es nuestra ventaja competitiva. 3. Análisis Económico-Financiero: Los recursos materiales e inmateriales, el capital humano, la financiación que tenemos actualmente, son elementos claves que, mediante un Plan de Viabilidad Económico fácil, podemos conocer, el objetivo saber si somos un negocio o empresa, sostenido y sostenible en el tiempo. 4. Seguimiento y vigilancia: En otro contexto, por ejemplo, hace un año atrás, sustituiríamos la palabra vigilancia por control, pero en los tiempos del COVID-19, la palabra clave es vigilancia, porque si estamos alerta y encima tenemos una estrategia, será ante un giro dramático de los acontecimientos, improvisar y dar soluciones de una forma más rápida. Por qué no olvidemos que la palabra clave es rapidez. Poner plazos de cumplimiento de metas y observar que se cumplen es lo más apropiado. En las formaciones de Escuela de Negocios Alta Dirección, diseñamos planes formativos adaptados a la realidad de hoy en día, sobre todo queremos que sea útil y eficaz. Todo el equipo formativo, esta concienciado que la formación que ofrecemos debe de estar actualizada y sobre todo adaptada a cualquier cambio que pueda surgir. Francisca Molina Herrador Cofundadora y Gerente de Escuela de Negocios Alta Dirección.
Un artículo de Forbes afirma que las pequeñas, medianas empresas y PyME, son muy importantes para la economía de cualquier país. Desde Escuela de Negocios Alta Dirección, estamos concienciados de que ser una PyME, con políticas de Ética, Valores y donde estén incorporadas acciones que desarrollan actividades encaminadas hacia la Responsabilidad Social Empresarial, no es difícil y por ello os las queremos enseñar, en este breve articulo veremos de forma resumida algunas pautas, que luego desarrollamos en las formaciones que impartimos. Gran parte de las compañías han incorporado la Responsabilidad Social Empresarial (RSE) a su modelo de negocio, sin embargo, las pequeñas empresas también forman parte de esta estrategia. El portal B the Change afirma que no se necesita ser una gran empresa para incorporar la RSE a los esfuerzos de una compañía. Por ejemplo, si una PYME se dedica a vender artículos ecológicos, promueve el reciclaje, ayuda a los pequeños productores y empodera a mujeres, puede integrarse a la sostenibilidad. ¿Cómo se puede lograr esto? Compartimos tres formas para que una PYME pueda lograrlo y hacerlo como un trabajo diario. ¡A continuación te contamos! 1. Coloca a la RSE en tu misión empresarial La misión empresarial va de la mano de los valores de la compañía, y para consolidar esta parte se puede agregar por qué la sostenibilidad es importante para la empresa. También se puede colocar cómo la empresa llegó a preocuparse por algunos temas. Por ejemplo, si tienes una tienda de ropa y utilizas materiales sostenibles, debes mostrar las alternativas de moda a los consumidores y concientizar a personas sobre este tema. Recuerda que, si una empresa cuenta con una misión bien fundamentada, llevará a la compañía hacia adelante. No olvides que el impacto se mide entre todos los stakeholders. 2. Integra la sostenibilidad en las actividades diarias Una PYME debe incluir acciones de sostenibilidad con las funciones laborales existentes. Es decir, anexa las actividades de sostenibilidad para que formen parte de tu negocio. Por ejemplo, el community manager puede agregar en redes sociales dos publicaciones mensuales sobre sostenibilidad a su calendario de contenido. También, el jefe de compras debe comenzar a tener una lista de proveedores que tienen prácticas amigables con el medio ambiente, y así a integrarlas a sus nuevas opciones. 3. Establece objetivos de sustentabilidad Debes establecer objetivos de sostenibilidad de la misma manera que estableces otros objetivos en tu negocio. Si conoces bien a tu empresa y lo que hace, será una tarea sencilla. Para iniciar puedes establecer dos objetivos de sostenibilidad a corto plazo (12 meses) y dos objetivos de sostenibilidad a largo plazo (36 meses). Hazlos cuantificables y orientados a la acción. Un extraño debe poder leer el objetivo y saber quién es responsable de él, qué funciones toca, su fecha de finalización y el resultado deseado. Otro punto a considerar es que debes ser específico con el establecimiento de objetivos: reduce las preguntas, crea responsabilidad y aumenta las tasas de éxito. Cuando tengas los objetivos bien planteados, compártelos con las personas responsables y la empresa. Debes llevarlos a cabo y comprobar que los lograste consolidar con tu equipo de trabajo. El último paso Estos pasos son básicos para incorporar la sostenibilidad a tus operaciones diarias, no es imposible y pueden marcar una gran diferencia. Incluso con un presupuesto ajustado y un equipo pequeño, puedes lograr muchas cosas. Siempre y cuando tengas firme tu convicción a querer agregar la sostenibilidad a tus operaciones. En México, existen micro empresas que ahora cuentan con acciones responsables que las han ayudado a hacer crecer su negocio. Francisca Molina Herrador Cofundadora y Gerente de Escuela de Negocios Alta Dirección.
Aprender a ser un líder, no es fácil. ¿Pero cómo se aplica el liderazgo en tu empresa y no morir en el intento? Te dejamos las claves para conseguirlo Tu principal objetivo debe ser conseguir que tu equipo de trabajo funcione, de manera autónoma, efectiva y con capacidad suficiente de decisión. A pesar de la diversidad de tu equipo de trabajo, el líder, ejerce su influencia y liderazgo consiguiendo que cada miembro encuentre su lugar. El líder apoya y motiva a cada miembro a conseguir su potencial; incrementando el sentimiento de pertenencia dentro del equipo. 1.Fijar metas y objetivos es necesario para que los equipos trabajen en común. Aplicar el liderazgo en tu empresa se convertirá en una ardua tarea si el barco no sabe cuál es su destino o si le falta alguna de las siguientes piezas: • Un líder o capitán, el cuál marcará el rumbo a seguir, las tareas a realizar y repartirá el trabajo entre su equipo en función de las habilidades y características de cada uno • Un destino claro: aquí entra en juego las METAS y los OBJETIVOS . Si no sabemos «para qué» se está realizando un trabajo una tarea la desmotivación, frustración y desavenencias en el equipo pronto surgirán. Es una habilidad del liderazgo establecer esas METAS y OBJETIVOS claramente desde un principio. El liderazgo es la clave para que una empresa , departamento o proyecto de cualquier ámbito funcione. Sin embargo, aprender a ser un líder y encontrar a personas que desarrollen su liderazgo de forma acertada en un equipo no es una tarea fácil. Muchos de los problemas derivan del desconocimiento o distintos puntos de vista sobre la definición del liderazgo . Por poner un ejemplo, ¿un buen líder se basa en la motivación o en los resultados? 2. Invertir en las personas No , invertir no es lo mismo que gastar , existen importantes diferencias y cuando hablamos de invertir en personas las diferencias son mayores. Un entorno VUCA como el actual, implica que ningún miembro de la organización esté actualizado permanentemente, es por ello que se necesita un plan específico de formación para tus empleados. Los líderes entienden que invertir en tu personal es la mejor inversión (valga la redundancia) para sus empresas y organizaciones. Invertir en formación, desarrollo personal y profesional, salud, bienestar y conciliación reportará grandes retornos a la empresa. 3. Contratar y Potenciar el talento Este tema es bastante espinoso, sobre todo porque lo estamos viendo continuamente en las noticias con la casta política. Talento y Meritocracia vs Amiguismo y Enchufismo. Muchos superiores (porque no son líderes, de ahí este artículo) les gusta rodearse de personas que no le hagan sombra, no piensen, no sean críticos ni imaginativos… básicamente, quieren «borregos» a su lado que simplemente ejecuten sus órdenes. Aplicar el liderazgo en tu empresa significa contratar, y tener, a tu lado a los mejores en su área, que aporten ideas, mejoras y tengan capacidad analítica sobre qué está sucediendo y cómo se puede mejorar. 4. La comunicación, clave para liderar de forma efectiva ¿Alguna vez te ha pasado tener un profesor muy aclamado y reconocido por sus compañeros y su entorno docente, pero que cuando daba clases no te enterabas de nada? Son cracks que no saben comunicar lo que se les pasa por la cabeza. Quizás la comunicación sea la más potente de todas las habilidades de un buen líder para ejercer el liderazgo con eficacia. Aprender a ser un líder implica aprender a comunicar claramente qué hacer y cómo hacerlo, transmitiendo órdenes e instrucciones precisas para llevar el barco a buen puerto…. eso, eso, no tiene precio (como el anuncio de Master Card) 5. Predicar con el ejemplo Qué importante es dar ejemplo… si no, las cuatro claves anteriores se desmoronan, pierden toda su eficacia y sentido. Para nada sirve comunicar bien grandes ideas… si no crees en ellas. De nada sirve un gran discurso…. si no aplicas lo que has dicho. No puedes exigir productividad…. si no eres productivo Es inútil poner metas y objetivos…. si no sabes cómo desarrollarlas e implementar un Plan de Acción. En resumen, aplicar el liderazgo en tu empresa significa ser un ejemplo para tu equipo. Si no te «autoaplicas», te autolideras, controlas y eres disciplinado…. tu equipo dejará de seguirte y el liderazgo ser convertirá en todo lo contrario, serás un «empresario». Aprende a ser un líder, no es fácil pero las recompensas merecen la pena. El liderazgo es un proceso , aprende a ser un líder, fórmate, fíjate lo que hacen los mejores. Toma a una persona de referencia y aprende de ella. Qué hace, cómo lo hace, cómo lo puedes aplicar en tu día a día y pregúntale, pide consejo hasta que el alumno supere a su mentor. Luis Miguel Lechuga Torres Cofundador y Gerente de Escuela de Negocios Alta Dirección.
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